Als starter meedoen met aanbestedingen

Een aanbesteding is een bepaalde methode waarbij een opdrachtgever een aantal bedrijven vraagt een offerte te leveren voor een bepaald product of dienst. Hierdoor krijg je een soort wedstrijd, waarbij je als bedrijf de kans krijgt om mee te doen in de wedstrijd om de aanbesteding binnen te halen. Grote voorbeelden van aanbestedingen zijn bijvoorbeeld aanbesteding op het spoor. De gemeente zet dan de wedstrijd open en vervoerders mogen dan op een bepaald gedeelte van het spoor inzetten. Degene met het beste plan en het beste aanbod krijgt de aanbesteding. Zo is het zo dat soms Arriva op een bepaald traject te vinden en soms een andere vervoerder. Als je een starter bent, dan kan het lastig zijn om mee te doen met een aanbesteding. Je weet immers niet hoe je je op een juiste manier kan neerzetten. Hieronder zijn enkele tips gegeven.

Wat wil ik zelf?

Wat vele bedrijven die een aanbesteding uitschrijven willen, is dat je laat zien waar jij als bedrijf goed in bent. Het is dus ten eerste goed om zelf te beseffen wat je precies wil. Als jij het idee hebt dat je je bedrijfsvoering moet omgooien op het moment dat je deze aanbesteding binnen willen halen, dan is het belangrijk om hier met iedereen over te praten. Blijf vooral bij jezelf en kijk wat bij jou past. Op het moment dat het past bij wat je tot nu toe gedaan hebt, dan is het ook makkelijk een goed plan hierover te schrijven. Daarnaast moet het ook niet zo zijn dat je werknemers ineens over een hele andere boeg moeten gaan omdat jij een aanbesteding binnen wil halen.

Een goed plan schrijven

Daarnaast is het goed om een goed plan te schrijven. Hierbij kun je externe hulp inroepen, van een tekstschrijver of iemand die ervaring heeft met aanbestedingen. Probeer hierin zo duidelijk mogelijk te zijn, zonder dat je te veel wil slijmen. Laat zien waar je goed in bent en laat dit ook zien aan de hand van voorbeelden. Ook is het goed om te laten zien dat je serieus bent. Dit kun je ook doen door bij andere bedrijven te kijken hoe zij ooit een aanbesteding hebben geprobeerd binnen te halen.

Vergaderruimte huren

Sommige van ons kunnen vele uren per dag soms in een vergadering zitten. Hierdoor is het belangrijk dat een vergaderruimte voldoet aan een aantal belangrijke zaken. De vergaderruimte is een echte werkplek geworden waar we comfortabel moeten kunnen zitten en waar we goed en efficiënt in kunnen werken en vergaderen. Het interieur is een belangrijk onderdeel hiervan. Er moeten goede meubels aanwezig zijn zoals tafels en stoelen. Stoelen kunnen belangrijker zijn dan u denkt. Ervaring heeft ons geleerd dat lange periodes achter elkaar zitten niet gezond is. Om zo goed mogelijk in deze behoefte te voorzien is het belangrijk dat er goede ergonomische stoelen worden gekozen, zeker als er veel vergaderd wordt. Verder is het belangrijk dat de tafel of tafels de juiste hoogte heeft. De hoogte is over het algemeen afhankelijk van de persoon die eraan zit dus ga voor een goede middenweg.

Kleuren

Kleuren zijn van groot belang hoe mensen zich voelen en wat voor uitstraling de ruimte krijgt. Hier is over de jaren heen aardig wat onderzoek in gedaan en daar zijn bepaalde conclusies uitgekomen. Blauw geeft een kalme en productieve uitstraling. Dit geeft ook het effect dat er extra zonlicht in de ruimte is waardoor het ook weer wat ruimtelijker wordt. Probeer de kleuren van de ruimte op elkaar aan te laten sluiten, neem bijvoorbeeld verschillende aardetinten of blauw/grijs tinten. Blauw en grijs sluiten altijd goed op elkaar aan.

Ook kan rood veel effect hebben. Rood is een goede kleur om te gebruiken in ruimtes waar over het algemeen korter vergaderd wordt. Rood geeft een prikkelend en stimulerend effect waardoor je optimale resultaten kan boeken in korte vergaderingen.

Daglicht

Daglicht geeft een mooie, frisse uitstraling aan een vergaderruimte en zorgt er ook voor dat mensen geconcentreerd blijven. Zoals net all was aangegeven kan je met de kleur blauw de illusie wekken dat er meer zonlicht is dan dat er eigenlijk is. Als er weinig of geen zonlicht in de vergaderruimte is, is dit echt aan te raden. Daglicht heeft een gezonde werking op onze geest.

Zakelijk of informeel?

Afhankelijk van de branche kan er ook gekozen worden voor een informelere aankleding van de vergaderruimte. Verschillende pretparken en dierentuinen bieden ook vergaderruimtes aan en deze kunnen gezien worden als enigszins ludiek en informeel. Denk hierbij aan een vergaderruimte in een dierentuin die allerlei dierenmotieven mee heeft gekregen of een vergaderruimte bij de Efteling die aangekleed is met kleine details uit het pretpark.

Probeer niet teveel van locatie te wisselen. Elke keer als er gewisseld wordt zal het even aanpassen zijn voor de aanwezigen van de vergadering en kan dit de concentratie van mensen storen.

Veiligheidsmaatregelen op de werkvloer

camerabeveiliging
Zowel grote als kleine bedrijven zijn beide gebaat bij veiligheidsmaatregelen om de veiligheid van eigendommen en gezondheid van personen te waarborgen. Los van enkele minimale vereisten, zoals beschreven in de Arbowet, is het verstandig nog meer maatregelen te nemen om veiligheid en gezondheid te bevorderen. Het beschikbaar stellen van een budget belangrijk. Natuurlijk heeft een klein bedrijf minder geld te besteden aan veiligheid dan een groot bedrijf. Het beschikbaar gestelde budget, de omvang van het bedrijf en het aantal kostbare bezittingen van het bedrijf aanwezig in het bedrijfspand zijn leidend voor de maatregelen die genomen kunnen worden. Hier volgen enkele tips.

Computernetwerk beveiligen

Elk bedrijf werkt met computers, soms zelfs met een netwerk van computers, een cloud en server. Computers met wachtwoord vergrendeling zijn noodzakelijk, zodat er niet ongewenst ingelogd kan worden op een computer. Als de documenten gevoelig zijn en er budget beschikbaar gemaakt kan worden is een externe computer beveilingsbedrijf verstandig, om verdere ongewenste computer inbraken te beperken. Virusscanners zorgen ervoor dat de computer online beveiligd is tegen virussen. Virussen die het netwerk passeren worden opgemerkt en ingesloten, zodat er geen schade ontstaant aan de computers met haar bestanden. Bij een inbraak hebben inbrekers het vaak gemunt tastbare kostbaarheden, zoals computers. Om diefstal van computers lastig te maken kunnen computers met een slot vergrendeld worden.

Inbraakpreventie

Hoe goed is het kantoor beveiligid tegen inbraak? Sommige grote kantoorpanden hebben hekken om het kantoor met uitgebreide en complexe camerabeveiligingsinstallaties, alarminstallaties en eventueel zelfs een survelliance auto om het pand te bewaken. Dit is niet voor elk bedrijf haalbaar, omdat de kosten te hoog zijn. Wat kan je wel doen? Om inbraak te voorkomen wil je in eerste instantie inbrekers afschrikken. Dit doe je door het pand zichtbaar goed te beveiligen. Dit begint bij iets eenvoudigs zoals een sticker op de voorruit met de tekst ‘camera beveiliging’ bijv. Tevens bewakingsverlichting. Het licht plaatst je bij alle mogelijke ingangen van het pand. Het licht is uitgerust met bewegingssensoren, waardoor het licht in de avond inschakeld op het moment iemand dichtbij het pand komt. Zorg ervoor dat de ramen en deuren gesloten zijn. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar toch blijkt een opendeur beleid de nummer één ingang te zijn voor inbrekers. Tevens goed hang- en sluitwerk uitgerust met een certificaat, wat aantoont dat het sloten zijn die aan de nodige eisen voldoen. Verder een alarminstallatie of cctv-installatie. Met één of enkele IP-camera’s als cctv-installatie kan je het pand van binnen en buiten rondom beveiligen. Meer camera’s betekent meer veiligheid. Zorg er in elk geval voor dat je de belangrijkste ingangen afgeschermd hebt met een IP camera. IP staat voor Internet Protocol, ofwel: camera’s die werken via het internet netwerk. De beelden worden opgenomen en live beschikbaar voor jouw via een computer, tablet of smartphone. Op het moment iemand in het veld staat van de camera, ontvang je een bericht op bijv. smartphone. Indien nodig kan je de nodige maatregelen nemen door bijv. de politie te bellen. Let op: niet elke camera is geschikt voor buiten. Raadpleeg hiervoor een cctv specialist in de buurt.

Brandpreventie

Brand door vadalisme is de nummer één oorzaak bij prand in een gebouw. Dus mocht je geen keuken hebben, dan is het alsnog verstandig rookmelders te installeren. Zorg voor brandblussers, branddekens en een EHBO kit. Tevens een nooduitgang, mocht de reguliere in- en uitgang geblokkeerd zijn. Nuttige veiligheidsmaatregelen, die tevens verplicht zijn voor de meeste bedrijven met personeel. Periodiek wordt gecontroleerd of dergelijke hulpmiddelen aanwezig zijn. Een keuring vindt plaats, waarnu bijv. de brandblusser gekeurd wordt. Al snel heb je als bedrijf een bedrijfshulpverlener op kantoor nodig. Bedrijfshulpverleners worden ook wel BHV’ers genoemd. Zij volgen een cursus door een erkend bedrijf, waarna zij gecertificeerd zijn als bedrijfshulpverleners. Een BHV’er weet adequaat om te gaan met EHBO zaken, zoals een hart- of epileptische aanval en het behandelen van brand- en snijwonden. Tevens is hij of zij bekend met het protocol om een bedrijf te ontruimen bij brand.

Gezondheid waarborgen

Inbraak- en brandpreventie. Minstens zo belangrijk is hygiëne binnen het bedrijf om de gezondheid van personeelsleden te waarborgen. Denk aan een goed ventilatie systeem, schoon sanitair en een schone werkvloer. De meeste bedrijven willen zelf geen tijd besteden aan schoonmaak. Het is een inspanning dat je beter kan overlaten aan een goed schoonmaakbedrijf in de regio van het bedrijf. Verdere gezondheidsmaatregelen zoals goed kantoormeubilair om lichamelijk klachten en ziekte van personeel te voorkomen. Denk aan verstelbare stoelen en bureau’s die ergonomisch instelbaar zijn voor elk specifiek lichaam. Een periodieke onderbreking van de werkzaamheden, naast de regulier pauze, door rek- en strekoefeningen te doen. Dit voorkomt rug- nek- en andere gewrichtsklachten.

Een franchisenemer zoeken

Als je een bedrijf hebt en er voor hebt gekozen om een franchise concept op te starten ben je er natuurlijk nog lang niet. Je zult veel stappen moeten doorlopen voordat je überhaupt een extra vestiging kunt openen als franchisegever. Je zult ook een franchisenemer moeten werven en misschien wil je er wel meer dan één werven.

Voor het werven van franchisenemers zul je diverse dingen moeten doen. Mensen zullen in veel gevallen niet zo maar naar jou toekomen. Er zijn hiervoor diverse websites waar je een franchisenemer kunt vinden. Je geeft aan welke eisen je stelt, wat er nodig is om als franchisenemer te starten, in welke regio je eventueel een franchisenemer zoekt enz. Het zijn eisen die je natuurlijk allemaal zelf kunt bepalen en waarbij je het liefst natuurlijk zo kritisch mogelijk kijkt naar mensen die franchisenemer willen worden.

Franchise testen

Je wilt voordat je een franchisenemer gaat zoeken natuurlijk wel de zekerheid hebben dat jouw concept echt werkt. Zekerheid en garanties heb je niet, maar je kunt in ieder geval proberen om zoveel mogelijk risico’s uit te sluiten wat natuurlijk erg fijn is. Dit kun je doen door jouw franchise concept te testen. Men raadt over het algemeen aan om eerst een pilot vestiging op te zetten. Tijdens een bepaalde periode kun je testen of jouw franchise concept echt zo veel potentie heeft als je zelf denkt. Je kunt eventueel ook de franchisenemer hier een tijdje laten ondernemen, zodat je kunt kijkt of de franchisenemer het in de vingers heeft.

Bekende franchise formules in Nederland

In Nederland zijn er uiteraard vele formules erg populair. Denk aan onder andere McDonalds, Burgerking, Bakker Bart de verschillende supermarkten, maar ook filialen, restaurants, sportscholen, bioscopen en nog veel meer. Tegenwoordig zie je dat franchises steeds populairder zijn en er continue weer nieuwe succesvolle concepten opduiken in zowel Nederland als in het buitenland.

Thuiswerken als wettelijk recht

Privé en werk gescheiden van elkaar houden. Iedereen denkt er anders over. Door de introductie van thuiswerken jaren geleden is werk dichterbij het privé komen te staan. Hierbij behoort flexibel werken en het hebben van geen negen tot vijf mentaliteit. Thuiswerken is een ontwikkelen dan ook niet iets wat iedereen graag doet. Voor de andere grote groep is thuiswerken heel interessant, voor zowel de werknemer als de werkgever. Uiteraard is dit afhankelijk van de functie die je bekleed. Denk hierbij aan een Sales Manager in de regio van Amsterdam met een Hoofdkantoor in Den Haag. Als Sales Manager ben je veel onderweg en wil je voor administratieve zaken niet altijd naar het hoofdkantoor. Je wilt werken in jouw fysieke werk- en woonomgeving. Dit drukt reiskosten en bespaart werkruimte voor de werkgever en geeft de werknemer  meer tijd en om zorg huis te besteden aan het thuisfront. Dit is dan ook de reden geweest voor de Eerste Kamer om een wetsvoorstel in te dienen over het thuiswerken.

Het wetsvoorstel voor thuiswerken

Het voorstel van de Eerste Kamer moet ervoor zorgen dat werknemers vrij zijn bij de werkgever een verzoek in te dienen om thuis te mogen werken. De werkgever mag het voorstel alleen van de tafel gooien, met een goede reden. Het motief zoals “dat heb ik liever niet” is niet voldoende om het verzoek van tafel te gooien. Dit heet het absoluut recht. Of het voorstel goedgekeurd wordt door de Tweede Kamer is nog niet zeker. Ongeacht het wetsvoorstel, heeft thuiswerken voordelen voor beide partijen (afhankelijk van de beklede functie). Het scheelt tenslotte reistijd, reiskosten en een werkplek. Nadeel kan zijn: gebrek aan samenhorigheid en langere communicatielijnen. Hiernaast moet je thuis ook fatsoenlijk kunnen werken. Denk hierbij aan goed kantoormeubilair voor een comfortabele werkplek of een werktafel, met computer, eventuele printer, internet, kantoorstoel en archiefkasten om alles netjes (en beveiligd) op te bergen.

Thuiswerken als privé voordeel

In gezinnen wordt van zowel moeders als vaders verwacht dat zij werken. Zorg voor een klein kind is daarom lastig en erg kostbaar, als het gaat om kinderopvang. Bij alleenstaande ouders of mensen die te maken hebben met mantelzorg is werk ook een lastig punt. Het betoog van de Eerste Kamer luidt dat de mogelijkheid voor thuiswerken hieraan bij zal dragen. Hierdoor krijgen gezinnen de mogelijkheid om meer balans te brengen tussen werk en privé. Hierdoor is het bijv. ook mogelijk werk te zoeken in een totaal andere provincie dan de woonplaats waarin je woont.

WBSO populair onder bedrijven

WBSO, een initiatief van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, is een afkorting voor Wet Bevordering Speur en Ontwikkelingswerk. Het is een loonkostensubsidie voor innovatieve werkzaamheden. Het maakt niet uit hoe groot of klein het bedrijf is. Zo wordt de loonheffing verminderd voor de werknemers die werkzaam zijn voor R&D. Voor zzp’ers geldt dat de subsidie wordt gegeven in de vorm van het verhogen van de zelfstandigenaftrek. Voor zelfstandigen geldt dat er minimaal vijfhonderd uur per kalenderjaar aan S&O wordt besteed.

Met de subsidie worden bedrijven ondersteund die R&D uitvoeren. Voor 2013 zullen een aantal wijzigingen gelden ten opzichte van de WBSO 2012. Het percentage van de eerste schijf is verlaagd, de bovengrens van de eerste schijf wordt verhoogd en het S&O uurloon wordt naar boven afgerond naar 1 euro in plaats van 5 euro. De regering heeft in totaal 735 miljoen euro voor 2013 beschikbaar gesteld. Dit is vastgesteld in het Belastingplan.

De subsidieregeling is populair onder bedrijven. Zo blijkt voor het vierde jaar op rij het aantal bedrijven toegenomen die gebruikmaken van de regeling. In 2011 bleek zo’n vijf procent meer aanvragen te zijn gedaan in vergelijking met het jaar ervoor. Met name de MKB bedrijven maken veel gebruik van deze bedrijfsfinanciering (97% van het totaal). Bedrijven die tien of meer onderzoeksmedewerkers in dienst hebben maken in 85% van de gevallen gebruik van de WBSO subsidie.

Voor het aanvragen van een WBSO subsidie is het verstandig om gebruik te maken van specialisten. Zo kunnen ze onderzoeken of er verbeteringen zijn aan te brengen in de subsidieaanvraag. Ook bieden ze vaak een gecombineerd aanbod, variërend van juridisch en fiscaal advies tot bedrijfsovernames. Bedrijfsfinanciering geldt als belangrijke ondersteuning voor een bedrijf dat wil doorgroeien. Naast de WBSO kunnen bedrijven ook in aanmerking komen voor een RDA-regeling. Met deze regelingen wil de regering stimuleren dat bedrijven blijven innoveren. Naast deze vormen van subsidie kan een onderneming ook bij banken en investeerders terecht. Met durfkapitaal, ook wel venture capital genoemd wordt geld geïnvesteerd door bedrijven, zoals vermogensbeheerders en particuliere investeerders. Genoeg financiële mogelijkheden dus om als startende ondermening door te groeien.

Kledingbedrijven zouden akkoord moeten tekenen

Enkele maanden geleden is er een grote fabriek in Bangladesh in brand gevlogen waardoor er meer dan 1100 arbeiders om het leven kamen. De discussie over foute kledingbedrijven laaide toen verder op. In de fabriek waren namelijk ook enkele bekende bedrijven gevestigd terwijl de arbeidsomstandigheden slecht zouden zijn. Lilianne Ploumen, minister Buitenlandse Handel, uitte daarom ook felle kritiek op deze kledingbedrijven.

De minister richt zich vooral tot bedrijven die kleding laten produceren in fabrieken waar de arbeidsomstandigheden niet aan de eisen voldoen. Hierdoor konden onder andere de Wibra, Prénatal en Coolcat kritiek verwachten. De bedrijven werden meerdere malen gewezen op het nemen van hun verantwoordelijkheid. Het blijkt dat er niet werd geluisterd, want Ploumen zet de bedrijven publiekelijk ten schande.

Coolcat, Prénatal en Wibra zouden weigeren om een akkoord te tekenen waarin zij overeenkomen dat de veiligheid van textielfabrieken verbeterd wordt. Eerder noemden we al de fabrieksbrand in Bangladesh, wat de aanleiding voor het maken van dit verdrag is. De bedrijven zouden eigenlijk maar één keuze hebben, meent minister Ploumen.

Als de kledingbedrijven het akkoord niet tekenen, zullen zij de geloofwaardigheid bij klanten verliezen. De drie grote retailers zouden op dit moment niet aan de juiste kant van de lijn staan. Het is namelijk wel degelijk mogelijk om goed je best te doen en de kleding wordt er niet duurder op. Het is de Zeeman, H&M, V&D en C&A namelijk wel (deels) gelukt.

Tegenreactie

Coolcat directeur, Roland Kahn, meldt dat je iemand niet aan de schandpaal hoeft te nagelen als je zelf niet zonder zonden bent. Hij vindt dat de minister zomaar wat roept en er is nog helemaal geen duidelijkheid hoe de brancheafspraken de Bengaalse kledingindustrie precies verder zullen helpen.

Onduidelijk is ook hoe bedrijven van grote kledingmaten zich aan de regels houden. Hier verschijnt namelijk maar weinig over in het nieuws. Daarom kunnen we er vermoedelijk vanuit gaan dat merken als Absolut, Zhenzi, Rimini, Patago en Choise zich aan de afspraken houden.